1. Parti e oggetto
Il presente accordo è concluso tra Ei3 Software Solution shpk, NIPT L62221018T, con sede a Tirana, che fornisce il servizio Fature.al (di seguito "il Responsabile"), e l'azienda che ha aperto un account su Fature.al (di seguito "il Titolare").
L'accordo costituisce parte integrante dei Termini di utilizzo. Aprendo un account o continuando a utilizzare il Servizio, il Titolare lo accetta. Su richiesta a [email protected], inviamo una copia firmata dal Responsabile.
Esso dà attuazione agli obblighi relativi al rapporto tra titolare e responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della Legge n. 124/2024 "Sulla protezione dei dati personali". Fature.al tratta i dati in conformità al GDPR.
2. Definizioni
- Servizio: la piattaforma Fature.al, le sue applicazioni, le API e il POS.
- Dati del Titolare: i dati personali che il Titolare, i suoi dipendenti o i sistemi che collega inseriscono nel Servizio.
- Sub-responsabile del trattamento: un terzo incaricato dal Responsabile che tratta i Dati del Titolare per conto di quest'ultimo.
- Violazione dei dati personali: una violazione della sicurezza che comporta la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione o l'accesso non autorizzato ai Dati del Titolare.
Gli altri termini hanno il significato attribuito loro dalla Legge n. 124/2024.
3. Ruoli delle parti
Per i dati che il Titolare inserisce nel Servizio (i suoi acquirenti, fornitori, dipendenti e utenti), il Titolare è titolare del trattamento e Fature.al è responsabile del trattamento.
Per i dati necessari a gestire il rapporto con il Titolare (account, abbonamento, pagamenti, comunicazioni), Fature.al agisce come autonomo titolare del trattamento, secondo l'Informativa sulla privacy.
Il Titolare garantisce di disporre di una base giuridica per inserire i dati nel Servizio e per le istruzioni che impartisce.
4. Descrizione del trattamento
| Oggetto | Emissione, fiscalizzazione, conservazione e rendicontazione delle fatture e di altri documenti commerciali, gestione di clienti, prodotti, magazzino e cassa. |
|---|---|
| Natura | Raccolta, registrazione, conservazione, consultazione, uso, trasmissione all'autorità fiscale, esportazione e cancellazione. |
| Finalità | Fornitura del Servizio secondo i Termini di utilizzo e adempimento degli obblighi di fiscalizzazione del Titolare. |
| Durata | Per tutto il tempo in cui il Titolare ha un account attivo, più i termini di cui all'articolo 14. |
| Interessati | Acquirenti e fornitori del Titolare, i suoi dipendenti e utenti, le persone di contatto dei partner. |
| Categorie di dati | Nome e cognome, NIPT o numero personale, indirizzo, email, telefono, IBAN, dati di fatture e pagamenti, dati identificativi quando il Titolare li inserisce (ad esempio per il cambio valuta), credenziali degli utenti. |
| Categorie particolari | Il Servizio non è progettato per esse e il Titolare non deve inserirle. |
5. Istruzioni del titolare
Il Responsabile tratta i Dati del Titolare soltanto secondo le istruzioni documentate di quest'ultimo. Le istruzioni sono il presente accordo, i Termini di utilizzo e le azioni che il Titolare compie nel Servizio (ad esempio, l'emissione di una fattura, l'esportazione di un report o il collegamento di un'integrazione).
Il Responsabile non utilizza i Dati del Titolare per finalità proprie, non li vende e non li utilizza per il marketing. Se la legge lo obbliga a trattare i dati in modo diverso, ne informa preventivamente il Titolare, salvo che la legge vieti tale comunicazione. Se un'istruzione gli appare contraria alla legge, ne informa immediatamente il Titolare.
6. Riservatezza
L'accesso ai Dati del Titolare è concesso soltanto alle persone che ne hanno bisogno per fornire, mantenere o supportare il Servizio. Esse sono tenute per legge o per contratto a mantenere la riservatezza, anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro.
Il team di assistenza accede all'account del Titolare soltanto su sua richiesta o quando è necessario per risolvere un problema tecnico, e ogni accesso di questo tipo viene registrato.
7. Sicurezza
Il Responsabile applica misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, descritte nella pagina Sicurezza, che costituisce un allegato del presente accordo. Il Responsabile può aggiornare tali misure, a condizione che il livello di protezione non si riduca.
Il Titolare è responsabile della sicurezza dal proprio lato: la custodia delle password e dei token API, l'attribuzione dei diritti appropriati ai propri utenti e la chiusura degli account dei dipendenti che lasciano l'azienda.
8. Sub-responsabili del trattamento
Il Titolare concede un'autorizzazione generale affinché il Responsabile ricorra ai sub-responsabili del trattamento elencati nella pagina Sub-responsabili del trattamento.
Il Responsabile stipula con ciascun sub-responsabile del trattamento un contratto con obblighi di protezione dei dati non meno tutelanti di questi, e resta responsabile nei confronti del Titolare del loro operato.
Per ogni nuovo sub-responsabile del trattamento o sostituzione, il Responsabile aggiorna l'elenco e ne informa via email gli amministratori dell'account almeno 30 giorni prima. Il Titolare può opporsi motivatamente entro tale termine. Se le parti non trovano una soluzione, il Titolare può recedere dall'abbonamento senza penali e ottiene il rimborso della quota pagata per il periodo non utilizzato.
9. Ubicazione e trasferimenti
I Dati del Titolare sono conservati nell'Unione europea, su server nei Paesi Bassi (Amsterdam). Anche le copie di backup sono conservate nell'UE.
Quando un sub-responsabile del trattamento tratta i dati al di fuori dell'Albania e dell'UE, il trasferimento si basa su una decisione di adeguatezza o sulle Clausole contrattuali tipo dell'UE, ai sensi della Legge n. 124/2024. La pagina Sub-responsabili del trattamento indica l'ubicazione e la garanzia per ciascuno.
10. Diritti degli interessati
Il Servizio consente al Titolare di trovare, rettificare, esportare e cancellare i dati dei propri clienti. Quando questi strumenti non sono sufficienti, il Responsabile assiste il Titolare nel rispondere alle richieste degli interessati.
Se un interessato si rivolge direttamente al Responsabile per dati che appartengono al Titolare, il Responsabile inoltra senza ritardo la richiesta al Titolare e non vi risponde direttamente, salvo istruzioni del Titolare.
11. Violazione dei dati personali
Il Responsabile informa il Titolare senza ingiustificato ritardo, e non oltre 48 ore dal momento in cui ne viene a conoscenza, di ogni violazione che riguardi i Dati del Titolare. La notifica contiene, per quanto possibile, la natura della violazione, le categorie e il numero approssimativo di interessati e di dati, le possibili conseguenze e le misure adottate o proposte.
In questo modo il Titolare può informare il Commissario entro 72 ore, come richiesto dalla legge. Le informazioni non ancora note vengono fornite successivamente, non appena disponibili.
12. Assistenza al titolare
Tenuto conto della natura del trattamento, il Responsabile assiste il Titolare con le informazioni di cui ha bisogno per le valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati e per le consultazioni con il Commissario.
13. Informazioni e verifiche
Il Responsabile mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto del presente accordo. Il Titolare può verificarlo mediante un questionario scritto o, quando ciò non è sufficiente, mediante un audit notificato con almeno 30 giorni di preavviso, in orario lavorativo, una volta all'anno, svolto da lui stesso o da un revisore indipendente vincolato alla riservatezza.
L'audit non comprende l'accesso ai dati di altre aziende o ai sistemi dei sub-responsabili del trattamento. Per questi ultimi, il Responsabile fornisce i rapporti delle loro certificazioni, ove esistenti.
14. Cessazione e cancellazione
Per tutta la durata dell'abbonamento, il Titolare può esportare le proprie fatture, i clienti, i prodotti e i report. Dopo la chiusura dell'account, il Responsabile conserva i dati per altri 90 giorni, affinché il Titolare possa esportarli o riattivare l'account.
Trascorso tale termine, il Responsabile cancella o anonimizza i Dati del Titolare, ad eccezione di quelli che la legge lo obbliga a conservare. Il Titolare può richiedere per iscritto che il proprio archivio fiscale sia conservato per il termine legale di conservazione dei documenti fiscali; in tal caso i dati sono conservati solo per tale finalità.
Le copie di backup vengono cancellate secondo il loro ciclo regolare e fino ad allora restano tutelate dal presente accordo.
15. Richieste delle autorità
Le fatture sono trasmesse alla Direzione generale delle imposte per la fiscalizzazione, perché lo richiede la legge e lo richiede il Titolare stesso quando emette la fattura. Ciò non costituisce una comunicazione a terzi.
Se un'altra autorità richiede i Dati del Titolare, il Responsabile chiede che essa si rivolga al Titolare, ne informa quest'ultimo, salvo che la legge lo vieti, e fornisce soltanto quanto richiesto dalla legge.
16. Disposizioni finali
Il presente accordo resta valido per tutto il tempo in cui il Responsabile tratta i Dati del Titolare. In caso di contrasto con i Termini di utilizzo in materia di protezione dei dati, prevale il presente accordo.
Il Responsabile può aggiornare il presente accordo per adeguarlo a modifiche normative o del Servizio, informandone il Titolare almeno 30 giorni prima, a condizione che la protezione dei dati non si riduca.
L'accordo è disciplinato dalla legge albanese. Le controversie sono risolte in via amichevole e, quando ciò non è possibile, dai tribunali competenti di Tirana.