1. Palët dhe objekti
Kjo marrëveshje lidhet mes Ei3 Software Solution shpk, NIPT L62221018T, me seli në Tiranë, që ofron shërbimin Fature.al (më poshtë "Përpunuesi"), dhe biznesit që ka hapur llogari në Fature.al (më poshtë "Kontrolluesi").
Marrëveshja është pjesë e pandarë e Termave të përdorimit. Duke hapur llogari ose duke vazhduar ta përdorë Shërbimin, Kontrolluesi e pranon atë. Me kërkesë në [email protected], dërgojmë një kopje të nënshkruar nga Përpunuesi.
Ajo zbaton detyrimet për marrëdhënien mes kontrolluesit dhe përpunuesit sipas nenit 28 të Rregullores (BE) 2016/679 (GDPR) dhe Ligjit nr. 124/2024 "Për mbrojtjen e të dhënave personale". Fature.al i përpunon të dhënat në përputhje me GDPR.
2. Përkufizime
- Shërbimi: platforma Fature.al, aplikacionet e saj, API-t dhe POS-i.
- Të dhënat e Kontrolluesit: të dhënat personale që Kontrolluesi, punonjësit e tij ose sistemet që ai lidh futin në Shërbim.
- Nënpërpunues: një palë e tretë që Përpunuesi angazhon dhe që përpunon Të dhënat e Kontrolluesit për llogari të tij.
- Cenim i të dhënave: një shkelje e sigurisë që shkakton shkatërrim, humbje, ndryshim, zbulim ose akses të paautorizuar në Të dhënat e Kontrolluesit.
Termat e tjerë kanë kuptimin që u jep Ligji nr. 124/2024.
3. Rolet e palëve
Për të dhënat që Kontrolluesi fut në Shërbim (blerësit, furnitorët, punonjësit dhe përdoruesit e tij), Kontrolluesi është kontrollues dhe Fature.al është përpunues.
Për të dhënat që i nevojiten për të administruar marrëdhënien me Kontrolluesin (llogaria, abonimi, pagesat, komunikimi), Fature.al vepron si kontrollues më vete, sipas Politikës së privatësisë.
Kontrolluesi garanton se ka bazë ligjore për të futur të dhënat në Shërbim dhe për udhëzimet që jep.
4. Përshkrimi i përpunimit
| Objekti | Lëshimi, fiskalizimi, ruajtja dhe raportimi i faturave dhe dokumenteve të tjera tregtare, menaxhimi i klientëve, produkteve, magazinës dhe arkës. |
|---|---|
| Natyra | Mbledhje, regjistrim, ruajtje, kërkim, përdorim, transmetim te autoriteti tatimor, eksportim dhe fshirje. |
| Qëllimi | Ofrimi i Shërbimit sipas Termave të përdorimit dhe përmbushja e detyrimeve të fiskalizimit të Kontrolluesit. |
| Kohëzgjatja | Për sa kohë Kontrolluesi ka llogari aktive, plus afatet e nenit 14. |
| Subjektet e të dhënave | Blerësit dhe furnitorët e Kontrolluesit, punonjësit dhe përdoruesit e tij, personat e kontaktit të partnerëve. |
| Kategoritë e të dhënave | Emër e mbiemër, NIPT ose numër personal, adresë, email, telefon, IBAN, të dhënat e faturave dhe pagesave, të dhëna identifikimi kur Kontrolluesi i fut (p.sh. për këmbimin valutor), kredencialet e përdoruesve. |
| Kategori të veçanta | Shërbimi nuk është projektuar për to dhe Kontrolluesi nuk duhet t'i fusë. |
5. Udhëzimet e kontrolluesit
Përpunuesi i përpunon Të dhënat e Kontrolluesit vetëm sipas udhëzimeve të dokumentuara të tij. Udhëzimet janë kjo marrëveshje, Termat e përdorimit dhe veprimet që Kontrolluesi kryen në Shërbim (për shembull, lëshimi i një fature, eksportimi i një raporti ose lidhja e një integrimi).
Përpunuesi nuk i përdor Të dhënat e Kontrolluesit për qëllime të veta, nuk i shet dhe nuk i përdor për marketing. Nëse ligji e detyron të përpunojë të dhënat ndryshe, e njofton Kontrolluesin më parë, përveç kur ligji e ndalon këtë njoftim. Nëse një udhëzim i duket në kundërshtim me ligjin, e njofton menjëherë Kontrolluesin.
6. Konfidencialiteti
Aksesi në Të dhënat e Kontrolluesit u jepet vetëm personave që e kanë të nevojshëm për të ofruar, mirëmbajtur ose mbështetur Shërbimin. Ata janë të detyruar me ligj ose me kontratë të ruajnë konfidencialitetin, edhe pas përfundimit të marrëdhënies së punës.
Ekipi i mbështetjes hyn në llogarinë e Kontrolluesit vetëm me kërkesën e tij ose kur është e nevojshme për të zgjidhur një problem teknik, dhe çdo hyrje e tillë regjistrohet.
7. Siguria
Përpunuesi zbaton masa teknike dhe organizative të përshtatshme me rrezikun, të përshkruara në faqen Siguria, e cila është shtojcë e kësaj marrëveshjeje. Përpunuesi mund t'i përditësojë këto masa, me kusht që niveli i mbrojtjes të mos ulet.
Kontrolluesi është përgjegjës për sigurinë në anën e tij: ruajtjen e fjalëkalimeve dhe tokenëve të API-t, dhënien e të drejtave të duhura përdoruesve të tij dhe mbylljen e llogarive të punonjësve që largohen.
8. Nënpërpunuesit
Kontrolluesi jep autorizim të përgjithshëm që Përpunuesi të angazhojë nënpërpunuesit e listuar në faqen Nënpërpunuesit.
Përpunuesi lidh me secilin nënpërpunues një kontratë me detyrime për mbrojtjen e të dhënave jo më pak mbrojtëse se këto, dhe mbetet përgjegjës ndaj Kontrolluesit për veprimet e tyre.
Për çdo nënpërpunues të ri ose zëvendësim, Përpunuesi përditëson listën dhe njofton me email administratorët e llogarisë të paktën 30 ditë përpara. Kontrolluesi mund të kundërshtojë me arsye brenda këtij afati. Nëse palët nuk gjejnë zgjidhje, Kontrolluesi mund ta ndërpresë abonimin pa penalitet dhe merr mbrapsht pjesën e paguar për periudhën e papërdorur.
9. Vendndodhja dhe transferimet
Të dhënat e Kontrolluesit ruhen në Bashkimin Evropian, në serverë në Holandë (Amsterdam). Kopjet rezervë ruhen gjithashtu në BE.
Kur një nënpërpunues i përpunon të dhënat jashtë Shqipërisë dhe BE-së, transferimi mbështetet në një vendim përshtatshmërie ose në Klauzolat Kontraktore Standarde të BE-së, sipas Ligjit nr. 124/2024. Faqja Nënpërpunuesit tregon vendndodhjen dhe mbrojtjen për secilin.
10. Të drejtat e subjekteve të të dhënave
Shërbimi i lejon Kontrolluesit të gjejë, korrigjojë, eksportojë dhe fshijë të dhënat e klientëve të tij. Kur këto mjete nuk mjaftojnë, Përpunuesi e ndihmon Kontrolluesin t'u përgjigjet kërkesave të subjekteve.
Nëse një subjekt i drejtohet direkt Përpunuesit për të dhëna që i përkasin Kontrolluesit, Përpunuesi ia përcjell kërkesën Kontrolluesit pa vonesë dhe nuk i përgjigjet vetë, përveç kur Kontrolluesi e udhëzon.
11. Cenimi i të dhënave
Përpunuesi e njofton Kontrolluesin pa vonesë të panevojshme, dhe jo më vonë se 48 orë pasi merr dijeni, për çdo cenim që prek Të dhënat e Kontrolluesit. Njoftimi përmban, sa është e mundur, natyrën e cenimit, kategoritë dhe numrin e përafërt të subjekteve dhe të dhënave, pasojat e mundshme dhe masat e marra ose të propozuara.
Kështu Kontrolluesi mund të njoftojë Komisionerin brenda 72 orëve, siç kërkon ligji. Informacioni që nuk dihet ende jepet më pas, sapo të jetë i disponueshëm.
12. Ndihmë për kontrolluesin
Duke pasur parasysh natyrën e përpunimit, Përpunuesi e ndihmon Kontrolluesin me informacionin që i duhet për vlerësimet e ndikimit në mbrojtjen e të dhënave dhe për konsultimet me Komisionerin.
13. Informacion dhe kontroll
Përpunuesi i vë në dispozicion Kontrolluesit informacionin e nevojshëm për të treguar se zbaton këtë marrëveshje. Kontrolluesi mund ta verifikojë këtë me pyetësor me shkrim ose, kur kjo nuk mjafton, me auditim të njoftuar të paktën 30 ditë përpara, në orar pune, një herë në vit, nga vetë ai ose nga një auditues i pavarur i detyruar me konfidencialitet.
Auditimi nuk përfshin aksesin në të dhënat e bizneseve të tjera ose në sistemet e nënpërpunuesve. Për ata, Përpunuesi jep raportet e certifikimeve të tyre, kur ekzistojnë.
14. Përfundimi dhe fshirja
Gjatë gjithë abonimit, Kontrolluesi mund të eksportojë faturat, klientët, produktet dhe raportet e tij. Pasi mbyllet llogaria, Përpunuesi i mban të dhënat edhe 90 ditë, që Kontrolluesi të mund t'i eksportojë ose ta riaktivizojë llogarinë.
Pas këtij afati, Përpunuesi i fshin ose i anonimizon Të dhënat e Kontrolluesit, përveç atyre që ligji e detyron t'i mbajë. Kontrolluesi mund të kërkojë me shkrim që arkivi i tij fiskal të ruhet për afatin ligjor të ruajtjes së dokumenteve tatimore; në këtë rast të dhënat mbahen vetëm për këtë qëllim.
Kopjet rezervë fshihen sipas ciklit të tyre të rregullt dhe deri atëherë mbeten të mbrojtura nga kjo marrëveshje.
15. Kërkesat e autoriteteve
Faturat i transmetohen Drejtorisë së Përgjithshme të Tatimeve për fiskalizim, sepse këtë e kërkon ligji dhe e kërkon vetë Kontrolluesi kur lëshon faturën. Kjo nuk është ndarje me palë të treta.
Nëse një autoritet tjetër kërkon Të dhënat e Kontrolluesit, Përpunuesi kërkon që t'i drejtohet Kontrolluesit, e njofton atë, përveç kur ligji e ndalon, dhe jep vetëm atë që kërkohet me ligj.
16. Dispozita të fundit
Kjo marrëveshje vlen për sa kohë Përpunuesi përpunon Të dhënat e Kontrolluesit. Nëse bie ndesh me Termat e përdorimit për çështjet e mbrojtjes së të dhënave, mbizotëron kjo marrëveshje.
Përpunuesi mund ta përditësojë këtë marrëveshje për ta përshtatur me ndryshimet ligjore ose të Shërbimit, duke njoftuar Kontrolluesin të paktën 30 ditë përpara, me kusht që mbrojtja e të dhënave të mos ulet.
Marrëveshja rregullohet nga ligji shqiptar. Mosmarrëveshjet zgjidhen me mirëkuptim dhe, kur kjo nuk arrihet, nga gjykatat kompetente në Tiranë.