Në këtë udhëzues do të shpjegojmë cilat janë elementet e faturës elektronike, çfarë duhet të plotësoni vetë dhe cilat fusha mund t’i lini me vlerat standarde të vendosura në fature.al. Qëllimi është i thjeshtë: të lëshoni një faturë të saktë, pa u humbur mes termave teknikë.
Çfarë është fatura elektronike?
Fatura elektronike është dokument faturimi në format dixhital me të dhëna të strukturuara. Në Shqipëri, përdoren specifikime që lidhen me formatet UBL 2.1 dhe UN/CEFACT CII, si dhe me standardin europian EN 16931.
Në praktikë, kjo do të thotë se fatura nuk është vetëm një PDF ose një dokument i printuar. Ajo përmban të dhëna të organizuara (për shitësin, blerësin, artikujt, TVSH-në, pagesën dhe totalet) që mund të përpunohen automatikisht nga sistemet e faturimit.
Për ju, procesi është shumë më i thjeshtë se sa tingëllon: zgjidhni klientin, vendosni artikujt dhe kushtet e pagesës, pastaj ruani faturën. Pjesa teknike kryhet nga programi.
Çfarë plotësohet automatikisht?
Disa elemente të faturës elektronike plotësohen nga sistemi, në mënyrë që të ruhet rregullsia dhe vazhdimësia e faturimit.
Data e faturës
Data e faturës është data kur e lëshoni faturën. Në fature.al ajo plotësohet automatikisht dhe nuk ndryshohet manualisht.
Kjo siguron që dokumenti të ketë një moment të qartë lëshimi dhe që faturat të regjistrohen në rendin e duhur.
Numri i faturës
Numri i faturës është numër rendor. Ai zakonisht krijohet automatikisht nga sistemi dhe rinis nga fillimi në çdo vit kalendarik.
Për shembull, numri mund të shfaqet si 1/2026, 125/2026 ose në një format të ngjashëm, sipas konfigurimit të faturimit.
Nëse keni lëshuar më parë fatura elektronike ose fatura pa para në dorë në një program tjetër, vendosni numrin e fundit të faturës së lëshuar te Konfigurime, skeda Faturat. Kjo shmang përsëritjen e numrave kur kaloni te fature.al.
Çfarë duhet të kontrolloni?
Këto janë fushat që zakonisht duhet t’i kontrolloni sa herë krijoni një faturë elektronike.
Klienti
Zgjidhni klientin që do të marrë faturën. Për faturë elektronike, klienti duhet të jetë biznes i regjistruar në Shqipëri dhe të ketë NIPT të vlefshëm.
Nëse klienti nuk është shtuar më parë, krijojeni te lista e klientëve me të dhënat e sakta. Kontrolloni veçanërisht emrin dhe NIPT-in: një gabim në këto të dhëna mund të kërkojë faturë korrigjuese më vonë.
Llogaria bankare
Zgjidhni llogarinë bankare ku prisni pagesën. Kjo është e rëndësishme sepse fatura elektronike përdoret për pagesa pa para në dorë.
Llogaritë bankare mund t’i shtoni paraprakisht te Konfigurime, Llogari Bankare. Para se ta ruani faturën, kontrolloni që keni zgjedhur IBAN-in e duhur, sidomos nëse biznesi juaj përdor më shumë se një llogari.
Afati i pagesës
Afati i pagesës tregon deri kur klienti duhet të kryejë pagesën. Ai varet nga marrëveshja që keni me klientin.
Në shumë raste përdoret një afat prej 7, 14 ose 30 ditësh nga data e faturës. Nëse pagesa duhet të kryhet menjëherë, vendosni afatin që përputhet me marrëveshjen tuaj.
Ky element nuk është thjesht formal: ai e bën të qartë se kur pritet pagesa dhe ndihmon në ndjekjen e faturave të papaguara.
Artikujt ose shërbimet
Te rreshtat e faturës plotësoni mallrat ose shërbimet që po faturoni. Për çdo rresht, zakonisht kërkohen:
| Elementi | Çfarë vendosni |
|---|---|
| Kodi i artikullit | Kodi i brendshëm i produktit ose shërbimit, nëse e përdorni |
| Përshkrimi | Emri i qartë i mallit ose shërbimit |
| Njësia matëse | Copë, orë, kilogram, muaj, shërbim etj. |
| Sasia | Numri i njësive të faturuara |
| Çmimi për njësi | Çmimi për një produkt ose njësi shërbimi |
| TVSH-ja | Norma e TVSH-së që zbatohet për artikullin |
| Vlera totale | Totali që llogaritet nga sasia, çmimi dhe TVSH-ja |
Nuk është e nevojshme që artikujt të jenë ruajtur paraprakisht. Mund t’i shtoni direkt gjatë krijimit të faturës dhe, nëse dëshironi, t’i ruani më pas për përdorim në faturat e ardhshme.
Mënyra e pagesës
Te kjo fushë përcaktoni mënyrën si prisni të paguheni. Për faturat elektronike, zgjedhja e zakonshme është transfertë nga llogaria bankare.
Nëse klienti ju ka dhënë udhëzime specifike për pagesën, përdorni mënyrën që përputhet me marrëveshjen. Nëse jo, vlera standarde e sistemit zakonisht mjafton.
Fushat shtesë që përdoren kur nevojiten
Jo çdo faturë ka nevojë për të gjitha opsionet. Këto fusha mund t’i përdorni vetëm kur lidhen me shitjen ose shërbimin që po faturoni.
Procesi dhe lloji i dokumentit
Procesi dhe lloji i dokumentit janë fusha teknike të standardit UBL, që përshkruajnë natyrën e faturës.
Në fature.al, ato janë të paraplotësuara me vlera që përdoren në shumicën e rasteve:
- P1 për procesin, faturimi i furnizimeve bazuar në kontratë.
- 380, Faturë tregtare, për llojin e dokumentit.
Nëse klienti nuk ju ka kërkuar kode ose specifikime të veçanta, nuk keni pse t’i ndryshoni. Këto vlera përdoren zakonisht për një faturë të zakonshme shitjeje ndërmjet bizneseve. Për faturimin periodik pa porosi blerjeje, procesi përkatës është P2.
Data e fillimit dhe mbarimit të furnizimit
Këto data përdoren kur faturoni një shërbim që është kryer gjatë një periudhe, jo në një ditë të vetme.
Për shembull, nëse faturoni shërbim kontabiliteti, qira ose mirëmbajtje për muajin janar, mund të vendosni:
- Data e fillimit të furnizimit: 1 janar
- Data e mbarimit të furnizimit: 31 janar
Vendosni këto data vetëm kur periudha e shërbimit është e rëndësishme për klientin, kontratën ose trajtimin e TVSH-së.
Faturë periodike
Përdorni opsionin Faturë periodike kur lëshoni faturë për një furnizim të vazhdueshëm ose për një periudhë të caktuar. Kur ky opsion aktivizohet, data e mbarimit të furnizimit përdoret për të përcaktuar momentin kur TVSH-ja bëhet e llogaritshme për shitësin dhe blerësin.
Ky opsion përdoret zakonisht për shërbime mujore, si qiraja, abonimet, mirëmbajtja, shërbimet e internetit ose shërbime profesionale të faturuara periodikisht.
Nëse nuk jeni të sigurt nëse fatura juaj duhet të trajtohet si periodike, kontrolloni kontratën ose konsultohuni me kontabilistin.
Monedha e huaj
Nëse fatura lëshohet në euro, dollarë ose monedhë tjetër të huaj, zgjidhni monedhën përkatëse dhe vendosni kursin e këmbimit kundrejt lekut.
Çmimet dhe totalet shfaqen në monedhën e zgjedhur, ndërsa për fiskalizim transmetohet edhe vlera përkatëse në lekë. Kursi i këmbimit duhet të paraqitet në faturë.
Shënime dhe dokumente bashkëngjitur
Te kjo pjesë mund të vendosni një shënim për klientin ose t’i bashkëngjitni dokumente që lidhen me faturën.
Për shembull, mund të përfshini:
- Numrin ose datën e kontratës.
- Periudhën e shërbimit.
- Referencën e porosisë së blerësit.
- Shënime për dorëzimin, pagesën ose kontaktin.
- Kontratën, procesverbalin ose dokumente të tjera mbështetëse.
Mos vendosni këtu informacione që duhet të jenë te rreshtat e faturës. Përshkrimi i mallit ose shërbimit duhet të mbetet gjithmonë i qartë te artikujt e faturës.
Transportuesi
Nëse mallrat transportohen, mund të shtoni transportuesin direkt nga fatura. Kjo fushë është e dobishme kur transporti është pjesë e transaksionit ose kur klienti kërkon që të dhënat e transportit të jenë të dokumentuara.
Nëse po faturoni një shërbim, ose mallrat nuk transportohen, mund ta lini bosh.
Çfarë duhet të plotësoni zakonisht?
Në shumicën e faturave elektronike, mjafton të kontrolloni dhe plotësoni këto katër elemente:
- Klientin: biznesi i saktë, me NIPT të vlefshëm.
- Llogarinë bankare: ku prisni pagesën.
- Afatin e pagesës: sipas marrëveshjes me klientin.
- Artikujt ose shërbimet: përshkrimi, sasia, çmimi dhe TVSH-ja.
Pjesën tjetër mund ta lini me vlerat e parazgjedhura, përveç rastit kur klienti, kontrata ose kontabilisti juaj kërkon diçka specifike.
Kontrolli i fundit para ruajtjes
Para se të ruani faturën elektronike, bëni një kontroll të shpejtë:
- A është zgjedhur klienti i duhur?
- A është NIPT-i i klientit i saktë?
- A është llogaria bankare e saktë?
- A përputhet afati i pagesës me marrëveshjen?
- A janë artikujt, sasitë, çmimet dhe TVSH-ja të sakta?
- A duhet të përfshini periudhën e furnizimit, monedhën e huaj ose një dokument bashkëngjitur?
Ky kontroll prej pak sekondash mund t’ju kursejë kohë më vonë, sepse një faturë e fiskalizuar nuk ndryshohet; nëse ka gabim, korrigjohet me faturë korrigjuese.
Lëshoni faturën elektronike në fature.al
Në fature.al, format standarde janë të paraplotësuara për të shmangur punën e panevojshme me elementet teknike të UBL. Ju fokusoheni te klienti, artikujt, llogaria bankare dhe afati i pagesës; programi kujdeset për strukturën teknike të faturës dhe dërgimin e saj për fiskalizim.
Pasi ta ruani faturën, nëse ndonjë fushë e detyrueshme mungon ose nuk pranohet nga shërbimi i fiskalizimit, shfaqet një mesazh gabimi në ekran. Fatura nuk ruhet si e fiskalizuar derisa të korrigjohet problemi dhe të pranohet nga sistemi.
Për një shpjegim më të gjerë mbi formatin dhe përdorimin e faturës elektronike, lexoni Fatura Elektronike: çfarë është, formati dhe përdorimi i saj.